Entender series y numeración de facturas

Las series y la numeración de facturas no son un simple detalle organizativo: son un requisito legal en España. Entender cómo funcionan te ayudará a configurar correctamente tu facturación desde el principio y evitar problemas con la administración tributaria.

¿Qué es una serie de facturación?

Una serie es un prefijo identificativo que agrupa un conjunto de facturas con numeración propia. Cada serie mantiene un contador independiente y secuencial. Por ejemplo, si tu serie es "F", tus facturas se numerarán F-0001, F-0002, F-0003, etc.

Las series permiten organizar tu facturación por tipo de documento, actividad o cualquier criterio que necesites, manteniendo siempre un orden correlativo dentro de cada una.

Series por defecto en Facturian

Al configurar tu empresa, Facturian crea automáticamente las series necesarias para los distintos tipos de documento:

• F — Facturas completas. La serie principal para la mayoría de operaciones.
• R — Facturas rectificativas. Se utilizan para corregir errores en facturas ya emitidas.
• S — Facturas simplificadas. Para tickets y operaciones de menor importe.

Estas series están listas para usar desde el primer momento. No necesitas configurar nada adicional para empezar a facturar.

Cómo funciona la numeración automática

Facturian asigna el número de factura de forma automática al publicar. El proceso es el siguiente:

1. Mientras la factura está en borrador, no tiene número definitivo.
2. Al hacer clic en Publicar, Facturian toma el siguiente número disponible en la serie seleccionada.
3. El número se asigna de forma secuencial y sin saltos: si la última factura fue F-0015, la siguiente será F-0016.
4. Una vez asignado, el número no se puede cambiar ni reutilizar.

Este mecanismo garantiza el cumplimiento de la normativa, que exige numeración correlativa dentro de cada serie.

¿Por qué los saltos en la numeración son un problema?

La legislación española establece que las facturas deben seguir un orden secuencial ininterrumpido dentro de cada serie. Los saltos en la numeración (pasar de la 0041 a la 0043 sin la 0042) pueden:

• Levantar sospechas de facturas ocultas o eliminadas ante una inspección.
• Generar incidencias en los envíos a la AEAT o diputaciones forales.
• Provocar requerimientos por parte de la administración tributaria.

Facturian previene estos problemas asignando los números automáticamente. No es posible escribir un número manualmente ni saltarse posiciones en la secuencia.

Configurar series personalizadas

Si necesitas series adicionales para organizar tu facturación:

1. Ve a Configuración > Series.
2. Haz clic en Nueva serie.
3. Define el prefijo (por ejemplo, "ALQ" para alquiler, "SERV" para servicios).
4. Añade una descripción opcional para identificar su uso.
5. Selecciona el tipo de factura asociado (completa, simplificada o rectificativa).
6. Guarda la nueva serie.

Puedes marcar una serie como predeterminada para que se seleccione automáticamente al crear nuevas facturas.

Series con año

Facturian permite incluir el año en el formato de numeración. Por ejemplo, en lugar de F-0001, puedes usar F-2025-0001. Esto facilita la identificación visual del ejercicio fiscal al que pertenece cada factura.

Si activas esta opción, puedes configurar que el contador se reinicie al comenzar cada año, empezando de nuevo desde 0001 con el prefijo del año actualizado.

Series para cada tipo de documento

Es recomendable mantener series separadas por tipo de documento:

Esta separación facilita la contabilidad y cumple con las recomendaciones de la AEAT.

Multiempresa: series independientes por emisor

Si gestionas varias empresas desde tu cuenta de Facturian, cada emisor mantiene sus propias series y numeraciones de forma completamente independiente. La serie "F" de tu primera empresa no interfiere con la serie "F" de la segunda.

Esto garantiza que cada entidad fiscal tenga su propia secuencia correlativa, tal como exige la normativa.

Recomendaciones

• Planifica tus series antes de emitir la primera factura. Es más limpio tenerlas definidas desde el principio.
• No elimines series una vez hayas emitido facturas con ellas. Puedes desactivarlas para que no aparezcan al crear nuevas facturas.
• Revisa la numeración periódicamente desde Facturas para asegurarte de que no hay incidencias.