Qué hacer si un proveedor no te da factura

No tener factura genera dos problemas distintos: uno con el IVA y otro con el gasto. Entender la diferencia te permite actuar mejor.

Los dos problemas que tienes

Cuando pagas algo para tu negocio y el proveedor no te da factura, enfrentas dos problemas separados:

Problema de IVA: sin el documento correcto, no puedes deducir el IVA soportado.
Problema de gasto: sin documentación, te costará defender que el gasto es real si Hacienda lo revisa.

Estos dos problemas tienen reglas distintas. Lo que no sirve para IVA puede servir para el gasto.

Por qué el IVA exige factura y el IRPF/IS no

El IVA es formalista, mientras que el IRPF/IS es más flexible.

El IVA exige un documento de facturación válido

La Ley del IVA condiciona la deducción a que estés en posesión de los documentos justificativos (y, en la práctica, esto pasa por tener una factura emitida conforme al reglamento de facturación). (Art. 97 LIVA, RD 1619/2012)

Un extracto bancario, un albarán o fotos del trabajo hecho pueden ayudarte a justificar el gasto, pero no sustituyen la factura a efectos de deducción de IVA.

El IRPF/IS permite otros justificantes

Para autónomos (IRPF), la regla base es que el rendimiento neto de la actividad se calcula deduciendo de los ingresos los gastos deducibles. (Art. 28 LIRPF)

Para sociedades (IS), la base imponible parte del resultado contable con los ajustes que correspondan, y la ley lista los gastos no deducibles. (Art. 10 LIS, Art. 15 LIS)

Ninguna de las dos normas dice "factura". Dicen "gastos deducibles". Si puedes demostrar que el gasto es real, necesario para tu actividad y está justificado, tienes opciones aunque no tengas factura. No significa que valga cualquier cosa, pero sí que la exigencia formal es distinta.

En la práctica: si no consigues factura pero tienes otros justificantes (transferencia bancaria, contrato, emails, fotos del trabajo), puedes perder la deducción de IVA pero seguir defendiendo el gasto para IRPF/IS.

Ticket y factura simplificada: suelen ser lo mismo (pero ojo)

Conviene distinguir los términos.

Ticket es el nombre coloquial. Factura simplificada es el nombre legal desde el RD 1619/2012. En la práctica, cuando alguien te da un “ticket”, casi siempre es una factura simplificada.

La factura simplificada, definida en el artículo 4 del Reglamento de facturación, tiene un contenido reducido. Por defecto no incluye tus datos como destinatario, salvo en los casos previstos (por ejemplo, si el cliente los solicita para su deducción o por necesidades concretas). (Art. 7 RD 1619/2012)

Por eso:

Para IVA: un “ticket” típico sin tus datos normalmente no te vale para deducir. Si necesitas deducir IVA, pide factura completa o una factura simplificada que incluya tus datos y el IVA de forma adecuada, cuando proceda. (Art. 97 LIVA, Art. 7 RD 1619/2012)
Para IS/IRPF: sí puede servir como justificante de gasto, si puedes demostrar que el gasto es real, está vinculado a tu actividad y tienes documentación complementaria.

Lo que necesitas para deducir IVA

Para deducir IVA necesitas una factura completa (también llamada "factura ordinaria"). Sus requisitos están en el artículo 6 del Reglamento de facturación e incluyen:

Número de factura
Fecha de expedición
Datos del emisor: nombre/razón social, NIF, dirección
Datos del destinatario: nombre/razón social, NIF, dirección
Descripción de la operación
Base imponible, tipo de IVA y cuota

Resumen: qué documento sirve para qué

Documento	¿Deducir IVA?	¿Justificar gasto (IS/IRPF)?
Factura completa (con tus datos)	Sí	Sí
Factura simplificada (con tus datos y cuota de IVA, Art. 7.2 RD 1619/2012)	Sí, si cumple requisitos	Sí
Ticket / Factura simplificada (típica, sin tus datos)	No	Sí, con documentación complementaria
Recibo a mano sin datos fiscales	No	Depende de qué más tengas
PDF sin numeración ni datos del emisor	No	Probablemente no
Nada (solo transferencia bancaria)	No	Difícil, pero no imposible

Proveedor español que no te da factura

Paso 1: pídela correctamente por escrito

Muchos proveedores no facturan porque nadie se lo pide de forma clara. Envía un email o WhatsApp pidiendo expresamente:

"Necesito factura completa a nombre de [TU EMPRESA], NIF [TU NIF], dirección [TU DIRECCIÓN]. Por favor incluye desglose de IVA y envíamela en PDF."

Guarda este mensaje. Demuestra que la pediste y cuándo.

La obligación de facturar está en el Art. 2 del Reglamento: los empresarios y profesionales deben expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen.

Paso 2: si se niega

Si el proveedor se niega a facturar después de pedírselo por escrito, tienes pocas opciones:

Aceptar la pérdida: no deduces el IVA, pero el gasto íntegro (base + IVA) puede ser deducible en IRPF/IS si tienes otros justificantes.
Cambiar de proveedor: la decisión práctica para futuras compras.
Valorar denuncia tributaria: si el importe es significativo, el proveedor está incumpliendo sus obligaciones fiscales. Puedes denunciarlo ante la AEAT.

La alternativa de la autofactura

El artículo 5 del Reglamento permite que la factura la expida el destinatario en lugar del proveedor. Pero no es "me la hago yo y ya":

Requiere acuerdo previo por escrito entre ambas partes
Debe haber un procedimiento de aceptación (el proveedor acepta o puede rechazar cada factura)
La serie y numeración deben ser específicas

Esto es útil si trabajas con proveedores recurrentes que son caóticos con la facturación. Para una compra puntual, es más práctico insistir o cambiar de proveedor.

Caso especial: anticipo pagado y luego no hay factura

Situación común: un fontanero, reformista o proveedor te pide un anticipo importante antes de empezar. Pagas, el trabajo se hace, y después el proveedor "desaparece" a la hora de facturar.

Cómo protegerte desde el principio:

Exige factura del anticipo antes de pagar. El Art. 75.Dos de la LIVA establece que los pagos anticipados devengan IVA en el momento del cobro. El proveedor tiene obligación de facturar cuando recibe el anticipo, no cuando termina el trabajo.
Pide presupuesto por escrito. Un email con el precio desglosado y la confirmación del proveedor es suficiente.
Paga a cuenta bancaria identificable. Evita Bizum a números personales o efectivo sin recibo.

Si ya pagaste y el proveedor no factura:

El IVA no lo puedes deducir.
Pero para IS/IRPF, la combinación de extracto bancario + emails + fotos del resultado del trabajo + presupuesto previo puede ser suficiente para justificar el gasto.
Si el importe es significativo, valora la denuncia tributaria.

Proveedor de la UE que no te da factura

Con proveedores europeos, el problema suele ser diferente:

Te facturan con IVA de su país cuando debería ser sin IVA
No ponen tu NIF-IVA
Confunden si es bien o servicio

Qué hacer

Pide factura con tus datos correctos, incluyendo tu NIF-IVA (ESB12345678) si estás dado de alta en el ROI.
Si es un servicio B2B, normalmente aplica la regla de localización en destino (Arts. 69-70 LIVA): factura sin IVA del proveedor + inversión del sujeto pasivo en España.
Si son bienes, distingue si es una adquisición intracomunitaria (Arts. 13-16 LIVA) o una compra normal con IVA incluido.

Si el proveedor europeo no emite factura, te quedas igual que con uno español: pago hecho, pero sin base sólida para deducciones.

Proveedor de fuera de la UE que no te da factura

Importación de bienes

"No hay factura" en una importación es una señal de alarma. La aduana necesita documentación comercial para el despacho. Trabaja con tu transitario y exige factura comercial. Guarda el DUA y todos los documentos (AEAT Aduanas).

Servicios de terceros países

Aunque el proveedor no repercuta IVA, tú necesitas un documento que identifique quién presta el servicio, qué servicio es, fecha, precio y tus datos. Si aplica inversión del sujeto pasivo, registra la operación correctamente según las reglas de localización.

Qué documentar mientras consigues la factura

Aunque no tengas factura, prepara un expediente con todo lo que puedas:

Pedido, presupuesto o contrato
Albarán o prueba de entrega/servicio
Fotos del trabajo realizado (útil para reformas, instalaciones, etc.)
Justificante de pago (transferencia, extracto bancario)
Emails o WhatsApps solicitando la factura (con fecha)
Cualquier comunicación con el proveedor

Esta documentación no sustituye la factura para el IVA, pero sirve para dos cosas:

Defender el gasto en IRPF/IS si Hacienda lo cuestiona.
Demostrar que pediste la factura y el proveedor no la emitió.

Lo que no puedes hacer

No te inventes una factura. No crees un documento que parezca emitido por el proveedor. Eso es falsedad documental.

La realidad es:

Sin factura válida, no deduces IVA.
Sin factura pero con documentación sólida, puedes defender el gasto para IRPF/IS.
A veces toca asumir la pérdida de la deducción de IVA.

Es mejor perder una deducción que asumir riesgos legales.

Lista de comprobación

Antes de dar por perdida una deducción:

¿He pedido factura completa (no ticket, no factura simplificada) por escrito?
¿Tengo justificante de pago vinculable al proveedor?
¿Tengo documentación del servicio/bien recibido (fotos, emails, albarán)?
Si el proveedor es recurrente: ¿me conviene formalizar una autofactura con acuerdo?
Si es UE o tercer país: ¿estoy clasificando bien la operación?
¿Estoy guardando la documentación durante el plazo de prescripción (4 años)?

Referencias legales

Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Para situaciones específicas, consulta con tu asesor fiscal.

Qué hacer si un proveedor no te da factura (España, UE o fuera de la UE)