Facturar a la Administración Pública con FACe
Cómo enviar facturas electrónicas a ayuntamientos, ministerios y organismos públicos
Si tu empresa trabaja con el sector público (contratos con ayuntamientos, servicios a organismos oficiales, licitaciones...), necesitas emitir facturas electrónicas en formato Facturae y presentarlas a través del sistema FACe. Facturian automatiza todo el proceso.
¿Qué es FACe?
FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es la plataforma oficial del Estado español para recibir facturas electrónicas destinadas a:
- Ministerios y organismos estatales
- Comunidades Autónomas adheridas
- Ayuntamientos y diputaciones
- Universidades públicas
- Empresas públicas
📎 Portal oficial: FACe - face.gob.es
¿Quiénes están obligados?
La Ley 25/2013 establece que desde el 15 de enero de 2015, determinados proveedores deben presentar facturas electrónicas a las Administraciones Públicas:
- Sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada
- Uniones temporales de empresas (UTEs)
- Agrupaciones de interés económico
- Fondos de pensiones, capital riesgo, inversiones, etc.
- Establecimientos permanentes de entidades no residentes
Importante: Los autónomos (personas físicas) y otras entidades como cooperativas, asociaciones o fundaciones no están obligados, aunque pueden hacerlo voluntariamente.
Respecto al umbral de 5.000 €: la ley permite a las administraciones excluir reglamentariamente las facturas de hasta 5.000 €, pero esto no es automático. Cada organismo debe establecerlo expresamente. En la práctica, la mayoría exigen factura electrónica para cualquier importe.
Requisitos técnicos
Formato Facturae 3.2.x
Las facturas deben cumplir el estándar Facturae (versiones 3.2.1 o 3.2.2, siendo esta última la recomendada). El formato incluye:
- Estructura XML según el esquema oficial
- Firma electrónica XAdES (versión 1.2.2 o superior)
- Campos obligatorios para la Administración
FACe también acepta los formatos europeos UBL y CII, pero nunca PDF sin estructura.
Códigos DIR3
Cada organismo público tiene un código de directorio (DIR3) que identifica:
- Oficina contable: Quién gestiona el pago
- Órgano gestor: Quién ha contratado el servicio
- Unidad tramitadora: Quién tramita la factura
Estos códigos son imprescindibles. Sin ellos, la factura será rechazada.
📎 Consulta de códigos DIR3: directorio.gob.es
Cómo facturar a FACe con Facturian
Paso 1: Configura tu certificado digital
Para firmar facturas Facturae necesitas un certificado cualificado:
- Ve a Ajustes → Certificados
- Sube tu certificado (.p12 o .pfx)
- Introduce la contraseña
- Marca "Usar para FACe"
Paso 2: Añade el cliente con códigos DIR3
Al crear o editar el cliente (el organismo público):
- Marca la casilla "Es Administración Pública"
- Introduce los tres códigos DIR3:
- Oficina contable
- Órgano gestor
- Unidad tramitadora
Facturian guardará estos códigos para futuras facturas.
Paso 3: Crea la factura normalmente
Crea tu factura como cualquier otra:
- Selecciona el cliente (organismo público)
- Añade las líneas con sus conceptos
- Revisa el IVA (muchas operaciones con AAPP tienen IVA del 21%)
- Importante: Añade la referencia del contrato o expediente si la tienen
Paso 4: Envía a FACe
Al publicar la factura, Facturian:
- Genera el XML en formato Facturae 3.2.2
- Firma digitalmente con tu certificado
- Envía automáticamente al Punto General de Entrada
- Recibe el número de registro de FACe
Recibirás una confirmación con el estado del envío.
Estados de la factura en FACe
La Resolución de 10 de octubre de 2014 (BOE-A-2014-10660) define los estados oficiales:
| Código | Estado | Significado |
|---|---|---|
| 1200 | Registrada | FACe ha recibido la factura y asignado número de registro |
| 1300 | Registrada en RCF | Anotada en el Registro Contable de Facturas del organismo |
| 2400 | Contabilizada | La Administración reconoce la obligación de pago |
| 2500 | Pagada | El pago ha sido ejecutado |
| 2600 | Rechazada | La factura no se acepta (se indica el motivo) |
| 3100 | Anulada | Se ha aceptado la solicitud de anulación |
Facturian sincroniza automáticamente estos estados para que siempre tengas visibilidad.
Errores comunes y soluciones
"Código DIR3 no válido"
- Verifica los códigos en directorio.gob.es
- Asegúrate de no confundir órgano gestor con unidad tramitadora
- Algunos organismos tienen varios códigos según el departamento
"Certificado no válido"
- El certificado debe estar vigente (4 años FNMT, ~30 meses DNIe)
- Debe ser cualificado y reconocido (FNMT, Camerfirma, etc.)
- Para empresas, usa certificado de representante o persona jurídica
"Formato de factura incorrecto"
- Revisa que el NIF del receptor sea correcto
- Verifica que la base imponible y el IVA cuadran
- Asegúrate de incluir todos los campos obligatorios
"Factura duplicada"
- FACe no permite enviar dos facturas con el mismo número
- Si necesitas reenviar, primero anula la anterior
Seguimiento de pagos
Una de las mayores frustraciones de facturar a la Administración es el tiempo de cobro. Facturian te permite:
- Ver el estado actualizado de cada factura
- Recibir notificaciones cuando cambie el estado
- Exportar informes de facturas pendientes de cobro
- Calcular días medios de pago por organismo
Facturas rectificativas a la Administración
Si necesitas corregir una factura enviada a FACe:
- Crea una factura rectificativa en Facturian
- Indica la factura original que corrige
- Detalla el motivo de la rectificación
- Envía a FACe como factura nueva
El organismo público procesará la rectificación y ajustará los importes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar presupuestos a FACe?
No. FACe solo acepta facturas. Los presupuestos deben gestionarse por otros canales (registro electrónico, plataformas de contratación).
¿Hay límite de importes?
La ley permite a las administraciones excluir reglamentariamente facturas de hasta 5.000 €, pero cada organismo debe establecerlo expresamente. En la práctica, la mayoría exigen factura electrónica para cualquier importe.
¿Qué pasa con el IVA en operaciones con AAPP?
Generalmente se aplica el tipo de IVA normal (21%). Algunas operaciones específicas pueden estar exentas o tener tipo reducido. Consulta con tu asesor.
¿Puedo facturar a organismos de otras Comunidades Autónomas?
Sí, siempre que el organismo esté adherido a FACe. La mayoría lo están, pero algunas CCAA tienen sus propias plataformas:
- País Vasco: Servicio de facturación electrónica del Gobierno Vasco (euskadi.eus)
- Cataluña: e.FACT
- Galicia: SEF (Servicio Electrónico de Facturación)
Conclusión
Facturar a la Administración Pública puede parecer complicado por los requisitos técnicos, pero con Facturian todo el proceso es automático. Tú solo tienes que crear la factura con los datos correctos; nosotros nos encargamos del formato, la firma y el envío.
¿Primera vez facturando a una Administración? Contacta con nuestro soporte y te ayudamos con los códigos DIR3 de tu cliente.
Facturian cumple con el estándar Facturae 3.2.2 y está integrado con el Punto General de Entrada FACe.
Referencias legales
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Resolución de 10 de octubre de 2014, condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
- Portal FACe: face.gob.es
- Portal Facturae: facturae.gob.es
- Directorio DIR3: administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal. Consulta con un profesional para tu situación particular.