Anticipos, suplidos y proformas: tres conceptos que se confunden todo el tiempo

"Te paso una proforma", "págame un anticipo", "eso es un suplido"... y de repente nadie tiene claro qué lleva IVA, qué se factura de verdad y qué solo se documenta. El clásico lío.

1) Factura proforma: qué es (y qué no es)

Una factura proforma es, en la práctica, un documento informativo: una oferta o pre-factura para que el cliente vea precios, impuestos estimados y condiciones antes de comprometerse.

Lo importante:

• No tiene validez como factura definitiva.
• No sustituye a la factura final.
• Se usa mucho para adelantar un presupuesto "con formato factura" (típico cuando el cliente necesita aprobar internamente antes de pagar).

Consejo:

• Deja clarísimo que es "Proforma" y no la contabilices como factura emitida. Si lo haces, te lías con la numeración.

2) Anticipo: pago antes del servicio/entrega

Un anticipo es un cobro parcial o total antes de entregar el bien o prestar el servicio. Vamos, que el cliente te paga por adelantado (todo o parte).

Operativamente:

• Cobras antes.
• Luego emites la factura final descontando el anticipo.

Lo importante es tratarlo correctamente en la factura final y, según el caso, documentar el cobro con su correspondiente recibo o comprobante.

3) Suplido: gasto pagado en nombre del cliente

Un suplido suele referirse a un gasto que tú pagas en nombre y por cuenta del cliente, y luego se lo repercutes.

Ejemplos típicos (según el caso):

• Tasas
• Registros
• Trámites donde el pagador real es el cliente

Por qué importa:

• No es lo mismo repercutir un gasto propio que un suplido.
• La documentación (justificante a nombre del cliente) es clave.
• El suplido no forma parte de tu base imponible (Art. 78.Tres.3º Ley IVA).
• No puedes deducir el IVA de gastos pagados como suplido.

Cómo reflejarlo en una factura (en lenguaje llano)

Anticipo

Una forma común de presentarlo es:

• Línea(s) del servicio/producto
• Línea “Anticipo recibido” en negativo (o descuento equivalente)
• Total a pagar = total - anticipo

Así el cliente ve claramente:

• Valor total
• Lo ya pagado
• Lo pendiente

Suplido

Suele aparecer como concepto separado:

• “Suplido: tasa X (pagada en nombre del cliente)”

Y acompañarlo con el justificante correspondiente.

Consejo: si lo llamas “suplido” pero no tienes justificante correcto, luego es difícil defender el tratamiento.

Errores que veo constantemente

1. Usar proforma como si fuera factura Resultado: numeración y control documental hechos un lío. Y luego a buscar qué número falta.

2. No descontar el anticipo correctamente en la factura final Resultado: el cliente paga de más o no entiende el saldo pendiente.

3. Llamar suplido a un gasto propio Resultado: inconsistencias en IVA (o sus equivalentes autonómicos) y soporte documental que no aguanta una revisión.

4. No conservar justificantes Resultado: problemas en deducciones o en inspecciones. El "ya lo buscaré" suele acabar mal.

Cómo te ayuda una herramienta de facturación

Un sistema bien diseñado te permite:

• Emitir proformas como documentos diferenciados (si lo necesitas).
• Gestionar anticipos como cobros y reflejarlos en la factura final.
• Registrar suplidos con soporte adjunto.
• Mantener la numeración y la integridad de facturas publicadas (y corregir con rectificativas cuando toca).

Si necesitas repasar facturas rectificativas:

• facturas rectificativas

En resumen

• Proforma = documento informativo (no es la factura definitiva, no lo contabilices como tal).
• Anticipo = cobro previo que luego se descuenta/regulariza en la factura final.
• Suplido = gasto pagado en nombre del cliente (aquí la documentación manda).

Referencias legales

• Ley 37/1992 del IVA, Art. 75.Dos - Devengo del IVA en pagos anticipados: el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio
• Ley 37/1992 del IVA, Art. 78.Tres.3º - Exclusión de suplidos de la base imponible: no se incluyen cantidades percibidas en nombre y por cuenta del cliente
• RD 1619/2012, Art. 2.1 - Obligación de facturar pagos anticipados
• RD 1619/2012, Art. 6 - Contenido obligatorio de las facturas (distingue factura legal de proforma)
• RD 1619/2012 - Reglamento de facturación - Requisitos generales de las facturas

Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Para casos específicos, consulta con un asesor fiscal.