Régimen especial de criterio de caja: ventajas e inconvenientes

¿Te conviene pagar el IVA cuando cobras en lugar de cuando facturas?

Imagina esta situación: emites una factura de 10.000 € en diciembre, pero tu cliente no te paga hasta marzo del año siguiente. Con el régimen general de IVA, tendrías que ingresar esos 2.100 € de IVA a Hacienda en enero... aunque tú aún no has visto ni un euro.

El régimen especial de criterio de caja (RECC) nació precisamente para evitar esta situación tan frustrante. Pero, ¿realmente te conviene? Vamos a analizarlo.

¿Qué es el criterio de caja?

En el régimen general de IVA, el impuesto se devenga (es decir, nace la obligación de pagarlo) cuando emites la factura, independientemente de cuándo cobres. Esto puede crear problemas serios de tesorería cuando los clientes pagan tarde.

El criterio de caja cambia esta regla: solo pagas el IVA cuando cobras la factura. Y a su vez, solo puedes deducirte el IVA de tus compras cuando las pagas.

📎 Fuente legal: Artículos 163 decies a 163 sexiesdecies de la Ley 37/1992 del IVA

¿Quién puede acogerse?

No todo el mundo puede usar este régimen. Los requisitos son:

• Ser autónomo o pyme (persona física o jurídica)
• Volumen de operaciones inferior a 2 millones de euros en el año anterior
• Cobros en efectivo de un mismo destinatario que no superen los 100.000 € anuales

Quedan excluidas automáticamente:

• Grandes empresas
• Grupos de entidades a efectos de IVA
• Operaciones intracomunitarias
• Importaciones y exportaciones
• Regímenes especiales simplificado, agricultura, recargo de equivalencia, oro de inversión

Cómo funciona en la práctica

Ejemplo sin criterio de caja (régimen general)

Eres consultor y en octubre emites una factura:

Base imponible:    5.000 €
IVA (21%):         1.050 €
Total:             6.050 €

El cliente te paga en febrero del año siguiente. Sin embargo, en tu modelo 303 del cuarto trimestre (que presentas en enero), ya debes incluir esos 1.050 € como IVA devengado y pagarlo a Hacienda.

Resultado: Pagas el IVA 2 meses antes de cobrarlo.

Ejemplo con criterio de caja

Misma factura, mismo cliente que paga en febrero. Pero ahora, como estás en criterio de caja:

• En el modelo 303 del cuarto trimestre: no incluyes ese IVA
• En el modelo 303 del primer trimestre del año siguiente (cuando cobras): ahora sí lo declaras

Resultado: Solo pagas el IVA cuando lo has cobrado.

Las ventajas del criterio de caja

1. Mejora tu tesorería

Es la ventaja principal. No tienes que adelantar dinero a Hacienda por facturas que aún no has cobrado. Esto es especialmente útil si:

• Trabajas con clientes que pagan a 60-90 días
• Tienes facturas de importe alto
• Tu tesorería está ajustada

2. Reduces el riesgo de impagos

Si un cliente no te paga nunca, tampoco tienes que ingresar ese IVA a Hacienda. En el régimen general, tendrías que declararlo y luego hacer el proceso de recuperación de IVA de créditos incobrables, que es más complejo.

3. Más justicia fiscal

Pagas impuestos sobre dinero que realmente has recibido, no sobre promesas de pago.

Los inconvenientes (que no son pocos)

1. También afecta a tus deducciones

Este es el gran "pero": igual que tú solo declaras el IVA repercutido cuando cobras, solo puedes deducirte el IVA soportado cuando pagas.

Si compras mercancía por 10.000 € + IVA en noviembre pero la pagas en febrero, no puedes deducirte esos 2.100 € de IVA hasta el primer trimestre.

2. Tus clientes pueden rechazarte

Aquí viene el problema gordo. Cuando estás en criterio de caja, tus clientes tampoco pueden deducirse el IVA de tu factura hasta que te paguen.

Para un cliente que está en régimen general, esto es un inconveniente importante. Muchas empresas prefieren trabajar con proveedores que NO estén en criterio de caja para poder deducirse el IVA inmediatamente.

3. Obligaciones formales adicionales

Tienes que:

• Indicar en todas tus facturas: "Régimen especial del criterio de caja"
• Llevar un libro registro de cobros y pagos más detallado
• Incluir las fechas de cobro/pago en tus registros

4. El límite del 31 de diciembre del año siguiente

Aunque no hayas cobrado, el IVA se devenga obligatoriamente el 31 de diciembre del año siguiente a la emisión de la factura.

Ejemplo: Emites factura en marzo de 2024 y el cliente no paga. Aunque sigas sin cobrar, el 31 de diciembre de 2025 tendrás que declarar ese IVA sí o sí.

¿Cuándo SÍ te conviene el criterio de caja?

• Trabajas mayoritariamente con particulares (que no se deducen IVA)
• Tus clientes pagan tarde habitualmente (60-90-120 días)
• Tienes facturas de importe alto y tesorería ajustada
• Tus proveedores también están en criterio de caja o pagas al contado
• Tu sector tiene alta morosidad

¿Cuándo NO te conviene?

• Tus clientes son empresas que quieren deducirse el IVA rápidamente
• Cobras al contado o en plazos muy cortos
• Tú pagas tarde a tus proveedores (perderías la deducción)
• No quieres complicaciones administrativas adicionales
• Trabajas con grandes empresas que podrían rechazarte como proveedor

Cómo darte de alta (y de baja)

Para darte de alta

Debes presentar el modelo 036 o 037 marcando la casilla correspondiente al régimen especial del criterio de caja durante el mes de diciembre anterior al año en que quieras aplicarlo.

Si te das de alta como autónomo durante el año, puedes optar en ese momento.

Para darte de baja

Igualmente mediante modelo 036/037 en diciembre, o automáticamente si superas los 2 millones de facturación.

Alternativa: negociar plazos de pago

Antes de optar por el criterio de caja, considera si puedes:

• Negociar plazos de pago más cortos con tus clientes
• Incluir recargos por pago tardío en tus contratos
• Ofrecer descuentos por pronto pago

A veces es más efectivo solucionar el problema de raíz que adaptar tu fiscalidad a una situación de morosidad.

Conclusión

El criterio de caja es una herramienta útil para autónomos y pymes con problemas de cobro, pero no es la solución mágica que parece a primera vista. El hecho de que tus clientes empresariales tampoco puedan deducirse el IVA hasta que te paguen puede convertirse en un obstáculo comercial importante.

Antes de decidir, analiza:

• ¿Quiénes son tus clientes (empresas o particulares)?
• ¿Cuánto tardan en pagarte realmente?
• ¿Cómo pagas tú a tus proveedores?
• ¿Están tus competidores en criterio de caja?

Si después de este análisis ves que las ventajas superan a los inconvenientes, adelante. Pero hazlo con los ojos bien abiertos.

Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Para evaluar tu situación específica, consulta con un asesor fiscal.