Gastos deducibles para autónomos: qué puedes y qué no puedes deducir

Vehículo, comidas, casa, móvil... Resolvemos las dudas más habituales

"¿Esto me lo puedo deducir?" Es probablemente la pregunta más repetida por los autónomos a sus asesores. Y la respuesta suele ser la misma: "Depende".

En este artículo vamos a despejar las principales dudas sobre gastos deducibles, con ejemplos concretos y los límites que marca Hacienda.

El principio básico: afectación a la actividad

Para que un gasto sea deducible debe cumplir tres requisitos:

1. Estar vinculado a la actividad económica: El gasto debe ser necesario para generar ingresos
2. Estar debidamente justificado: Con factura completa a tu nombre y NIF
3. Estar registrado contablemente: Anotado en tus libros de gastos

📎 Fuente legal: Art. 28 de la Ley 35/2006 del IRPF y Arts. 28-30 del Reglamento del IRPF

Gastos 100% deducibles (sin problemas)

Estos gastos son claramente vinculados a tu actividad:

Cuotas de autónomos

La cuota mensual de la Seguridad Social es deducible íntegramente.

Materiales y suministros profesionales

Todo lo que necesitas para trabajar: materias primas, productos para revender, herramientas específicas, software profesional.

Servicios profesionales

• Gestoría y asesoría fiscal
• Abogados para temas de negocio
• Servicios de marketing y publicidad
• Hosting y dominios web

Seguros vinculados a la actividad

• Seguro de responsabilidad civil profesional
• Seguro del local de negocio
• Seguro de mercancías

Gastos financieros

• Comisiones bancarias de la cuenta profesional
• Intereses de préstamos para la actividad

Formación relacionada

Cursos, másteres, congresos y seminarios vinculados a tu profesión.

El vehículo: la gran zona gris

El coche es uno de los gastos más conflictivos. Hacienda parte de la premisa de que el vehículo tiene uso mixto (profesional y personal), por lo que limita la deducción.

Reglas generales

En IRPF:

• Solo es deducible al 100% si el vehículo está exclusivamente afecto a la actividad
• Esto en la práctica significa: agentes comerciales, transportistas, taxistas, autoescuelas, repartidores...
• Para el resto: 0% deducible en IRPF salvo que demuestres afección exclusiva

En IVA:

• Presunción del 50% de afectación para uso profesional
• Puedes deducir el 50% del IVA de compra y gastos (combustible, reparaciones, seguro...)
• Si demuestras mayor afectación, puedes deducir más (pero tendrás que probarlo)

📎 Fuente: Art. 22.4 del Reglamento del IRPF | Art. 95.Tres de la Ley 37/1992 del IVA

Ejemplo práctico

Eres consultor y usas tu coche para visitar clientes. Gastas al año:

• Combustible: 2.000 € + 420 € IVA
• Seguro: 600 € (exento de IVA)
• Mantenimiento: 500 € + 105 € IVA

Deducción en IRPF: Probablemente 0 € (Hacienda asume uso mixto)

Deducción en IVA: 50% × (420 + 105) = 262,50 €

⚠️ Consejo: Si realmente usas el coche exclusivamente para trabajar, lleva un libro de ruta con fechas, destinos y kilómetros. Aunque no garantiza la deducción, es tu mejor prueba.

Gastos del hogar: el trabajo desde casa

Si trabajas desde casa, puedes deducir una parte de los gastos del hogar, pero con límites estrictos.

Suministros (luz, agua, gas, internet)

Desde 2018, los autónomos pueden deducir el 30% de la parte proporcional de los suministros correspondiente a los metros cuadrados dedicados a la actividad.

Ejemplo:

• Vivienda: 100 m²
• Despacho: 15 m² (15% de la vivienda)
• Factura de luz anual: 1.200 €

Parte proporcional: 1.200 € × 15% = 180 €
Deducible (30%): 180 € × 30% = 54 €

Requisitos:

1. Tener comunicado a Hacienda que trabajas desde casa (modelo 036/037)
2. Especificar los metros cuadrados afectos a la actividad

📎 Fuente: Art. 30.2.5ª de la Ley del IRPF

Alquiler o hipoteca

Si trabajas desde casa, puedes deducir la parte proporcional del alquiler o los intereses de la hipoteca (no el capital) correspondiente a los metros afectos.

Ejemplo con alquiler:

• Alquiler mensual: 800 €
• Porcentaje afecto: 15%
• Deducible mensual: 800 € × 15% = 120 €

Teléfono móvil y línea de internet

Línea exclusivamente profesional

Si tienes una línea solo para trabajo: 100% deducible

Línea de uso mixto (personal y profesional)

La regla práctica que suele aceptar Hacienda es deducir el 50% de las facturas de móvil e internet de uso mixto.

⚠️ Recomendación: Lo ideal es tener líneas separadas. Una línea de 20 €/mes exclusiva para el negocio es 100% deducible y evita discusiones con Hacienda.

Comidas y dietas

Otro tema polémico. Las reglas son:

Gastos de representación y comidas con clientes

Deducibles si están justificados y son razonables. Conserva la factura completa y anota en ella con quién comiste y el motivo (cierre de contrato, reunión de seguimiento, etc.).

Comidas propias durante la jornada laboral

Desde 2018 se permiten deducciones con límites:

• En España: Máximo 26,67 €/día si no pernoctas
• En el extranjero: Máximo 48,08 €/día
• Con pernocta: Límites superiores

Requisitos estrictos:

1. Que la comida se produzca en un establecimiento de hostelería
2. Que se pague por medios electrónicos (tarjeta, transferencia, bizum...)
3. Que el desplazamiento sea por motivos laborales

📎 Fuente: Art. 30.2.5ª.c) de la Ley del IRPF

Ejemplo práctico

Eres comercial y visitas clientes fuera de tu municipio habitual. Comes en un restaurante por 18 €, pagando con tarjeta.

✅ Deducible: Cumples todos los requisitos (hostelería, pago electrónico, desplazamiento laboral, importe bajo el límite).

Vestuario y ropa de trabajo

Deducible:

• Uniformes con logo de la empresa
• Ropa de protección (cascos, guantes, botas de seguridad)
• Vestuario obligatorio para tu profesión (bata de médico, toga de abogado)

No deducible:

• Ropa de calle aunque la uses para trabajar
• Trajes, corbatas, vestidos (salvo que sean claramente uniformes)

La lógica de Hacienda: si puedes usar la ropa fuera del trabajo, no es exclusiva de la actividad.

Material de oficina y equipamiento

100% deducible:

• Ordenadores, tablets, monitores
• Impresoras y consumibles
• Mobiliario de oficina
• Material de escritorio

Consideración importante:

Los bienes de más de 300 € (IVA excluido) deben amortizarse en varios años, no deducirse de golpe. Por ejemplo, un ordenador de 1.200 € se amortiza en 4-6 años.

📎 Tablas de amortización: Art. 12 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades

Lo que NO puedes deducir (aunque lo intentes)

❌ Multas y sanciones de cualquier tipo

❌ Donativos y regalos (van por otra vía fiscal)

❌ IVA soportado no deducible (por ejemplo, el IVA de operaciones exentas)

❌ Gastos personales disfrazados de profesionales

❌ Pérdidas de juego o inversiones especulativas

❌ Provisiones por insolvencias de empresas vinculadas

Documentación necesaria

Para que un gasto sea válido ante Hacienda necesitas:

1. Factura completa con:

   • Datos del emisor (nombre, NIF, dirección)
   • Tus datos como receptor
   • Descripción del bien o servicio
   • Base imponible, tipo de IVA y cuota
   • Fecha de emisión
   • Número de factura

2. Ticket (factura simplificada): Solo válido para importes menores de 400 € y no permite deducir IVA si eres empresario.

3. Justificante de pago: Especialmente importante para comidas y dietas.

Tabla resumen de deducibilidad

Conclusión

Deducir gastos no es cuestión de imaginación, sino de cumplir los requisitos legales. Las claves son:

1. Documenta todo con facturas completas a tu nombre
2. Separa lo personal de lo profesional siempre que puedas
3. Sé prudente con los gastos de uso mixto (coche, casa, móvil)
4. Paga por medios electrónicos siempre que sea posible
5. Conserva los justificantes durante 4 años (plazo de prescripción)

Y ante la duda, consulta con tu asesor antes de deducir. Un gasto mal deducido puede suponer regularización, intereses y sanción.

Referencias legales:

• Ley 35/2006 del IRPF - Artículo 28-30
• Reglamento del IRPF - Artículos 22-30
• Ley 37/1992 del IVA - Artículo 95
• Agencia Tributaria - Gastos deducibles autónomos

Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Las circunstancias personales varían, así que consulta siempre con un profesional.