Qué datos debe incluir una factura legalmente válida en España
Todos los elementos obligatorios para que tu factura sea correcta
Una factura no es solo un papel con un importe. Es un documento legal con requisitos específicos. Si falta algún dato obligatorio, tu cliente no puede deducirse el IVA y tú podrías enfrentar sanciones. Vamos a repasar qué debe contener una factura completa en España.
Marco legal: ¿qué norma regula las facturas?
El contenido obligatorio de las facturas está regulado en el Reglamento de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012.
📎 Fuente legal: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación
Datos obligatorios en toda factura completa
1. Número de factura y, en su caso, serie
Cada factura debe tener un número correlativo único. Puedes usar:
- Numeración simple: 1, 2, 3...
- Numeración con año: 2024-001, 2024-002...
- Series distintas: A-001, B-001 (para diferentes establecimientos o tipos de operación)
Reglas importantes:
- No puede haber huecos en la numeración
- La serie debe reiniciarse al año o ser continua (coherente)
- Si usas series, deben justificarse (distintos establecimientos, distintos tipos de factura)
2. Fecha de expedición
La fecha en que se emite la factura. Debe ser coherente con la numeración (una factura del 15 de marzo no puede tener número anterior a una del 10 de marzo).
3. Datos del emisor (obligado a expedir factura)
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Nombre o razón social | Nombre completo o denominación de la empresa |
| NIF | Número de Identificación Fiscal |
| Domicilio | Dirección completa (calle, número, CP, localidad, provincia) |
Ejemplo:
Diseños García S.L.
NIF: B12345678
C/ Mayor 25, 2º A
28001 Madrid
4. Datos del destinatario (cliente)
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Nombre o razón social | Nombre completo del cliente |
| NIF | Obligatorio si el cliente es empresario/profesional |
| Domicilio | Dirección del cliente |
Excepción: En facturas simplificadas (tickets), los datos del destinatario pueden omitirse salvo que el cliente los solicite.
5. Descripción de las operaciones
Debe indicarse:
- Concepto: Qué bienes o servicios se facturan
- Cantidad o unidades (si procede)
- Precio unitario sin IVA
La descripción debe ser suficientemente clara para identificar la operación:
✅ "Servicio de diseño de logotipo corporativo" ✅ "20 unidades de camiseta modelo XL - 15 €/unidad"
❌ "Servicios varios" ❌ "Trabajos realizados"
6. Fecha de operación (si distinta de la de expedición)
Si los bienes se entregaron o los servicios se prestaron en una fecha diferente a la de la factura, debe indicarse.
Ejemplo:
Fecha de factura: 5 de abril de 2024
Fecha de prestación del servicio: del 1 al 31 de marzo de 2024
7. Base imponible
El importe sobre el que se calcula el IVA. Si hay diferentes tipos de IVA, se desglosa por separado.
Servicios de consultoría: 2.000,00 €
Materiales (IVA reducido): 500,00 €
----------------
Base imponible 21%: 2.000,00 €
Base imponible 10%: 500,00 €
8. Tipo de IVA aplicado
El porcentaje de IVA que corresponde a cada operación:
- 21% (tipo general)
- 10% (tipo reducido)
- 4% (tipo superreducido)
- Exento (indicando el artículo de exención)
9. Cuota de IVA
El importe resultante de aplicar el tipo a la base:
Base imponible: 2.000,00 €
IVA (21%): 420,00 €
10. Importe total
La suma de la base imponible y la cuota de IVA. Es lo que el cliente debe pagar.
11. Retención de IRPF (si procede)
Si eres profesional y tu cliente es empresario, debes incluir:
- Base de retención
- Porcentaje de retención (15% o 7%)
- Importe de la retención
Retención IRPF (15%): -300,00 €
Menciones especiales obligatorias
En ciertos casos, la factura debe incluir menciones adicionales:
Operaciones exentas
"Operación exenta de IVA según artículo 20.Uno.X de la Ley 37/1992"
Inversión del sujeto pasivo
"Inversión del sujeto pasivo. Artículo 84.Uno.2º de la Ley 37/1992"
Régimen especial de criterio de caja
"Régimen especial del criterio de caja"
Régimen especial del recargo de equivalencia
"Régimen especial del recargo de equivalencia"
Factura expedida por el destinatario
"Facturación por el destinatario"
Régimen especial de agencias de viajes
"Régimen especial de las agencias de viajes"
Régimen especial de bienes usados
"Régimen especial de los bienes usados / objetos de arte / antigüedades"
📎 Fuente: Art. 6 del Reglamento de facturación
Ejemplo de factura completa
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FACTURA Nº 2024-042 Madrid, 15 de marzo de 2024
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EMISOR:
Consultoría Digital López
María López García
NIF: 12345678A
C/ Gran Vía 100, 5º B
28013 Madrid
DESTINATARIO:
Empresa Cliente S.L.
NIF: B87654321
C/ Alcalá 50
28014 Madrid
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CONCEPTO IMPORTE
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Servicios de consultoría de marketing
digital correspondientes al mes de
febrero de 2024
(Fecha prestación: 01/02/2024 - 29/02/2024)
40 horas × 50 €/hora 2.000,00 €
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Base imponible: 2.000,00 €
IVA (21%): 420,00 €
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Subtotal: 2.420,00 €
Retención IRPF (15%): -300,00 €
══════════
TOTAL A PAGAR: 2.120,00 €
Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES12 1234 5678 9012 3456 7890
Vencimiento: 30 días
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Datos opcionales pero recomendables
Aunque no son obligatorios, es útil incluir:
- Forma de pago: Transferencia, domiciliación, contado...
- Datos bancarios: IBAN para transferencias
- Vencimiento: Fecha límite de pago
- Número de pedido o referencia del cliente
- Datos de contacto: Teléfono, email
- Condiciones de venta: Descuentos, garantías...
Errores comunes que invalidan una factura
Error 1: NIF incorrecto o ausente
Sin NIF del emisor, la factura no es válida. Sin NIF del receptor (si es empresario), no puede deducir el IVA.
Error 2: Descripción genérica
"Servicios profesionales" o "varios" no es suficiente. Hacienda puede rechazar la deducción.
Error 3: No indicar el tipo de IVA
Debe aparecer tanto el porcentaje como la cuota. Una factura que solo dice "Total: 2.420 €" sin desglosar no es válida.
Error 4: Numeración incorrecta
Saltar números, repetir números o numerar sin orden cronológico son irregularidades graves.
Error 5: Olvidar menciones obligatorias
Si la operación está exenta o aplica inversión del sujeto pasivo, debe indicarse expresamente.
Conservación de las facturas
Las facturas deben conservarse durante:
- 4 años como mínimo (plazo de prescripción fiscal)
- 6 años según el Código de Comercio (obligación contable)
Pueden conservarse en papel o en formato electrónico, garantizando su legibilidad, autenticidad e integridad.
📎 Fuente: Art. 165.Uno de la Ley del IVA
Factura electrónica
La factura electrónica tiene la misma validez que la de papel si cumple los requisitos del Reglamento de facturación más:
- Formato estructurado (Facturae, UBL, etc.) para operaciones con la Administración Pública
- Firma electrónica o sistema que garantice autenticidad e integridad
- Almacenamiento electrónico con garantías de conservación
📎 Formato Facturae: Portal de Administración Electrónica
Conclusión
Una factura válida no es complicada de hacer, pero requiere atención a los detalles. Asegúrate siempre de incluir:
- Número y fecha de factura
- Datos completos de emisor y receptor (con NIF)
- Descripción clara de la operación
- Base imponible, tipo y cuota de IVA desglosados
- Total a pagar
- Retención si eres profesional
- Menciones especiales según el tipo de operación
Si usas un programa de facturación, estos campos suelen estar predefinidos. Pero es tu responsabilidad verificar que todo está correcto antes de enviar la factura.
Una factura incorrecta puede suponer que tu cliente no pueda deducir el IVA, lo que generará conflictos. Y para ti, puede implicar sanciones por incumplir el Reglamento de facturación.
Referencias legales:
- Real Decreto 1619/2012 - Reglamento de facturación
- Ley 37/1992 del IVA - Art. 164-165
- Agencia Tributaria - Obligaciones de facturación
Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Para casos específicos, consulta con un asesor fiscal.